2012年8月15日上午，学院在交通楼A439召开迎新工作协调会议。学院常务副院长董平、副院长孙恒以及各职能部门、系部分管学生工作负责人参加了会议。
董平副院长主持会议并讲话。他要求，学院各职能部门一定要高度重视、统一思想，全力营造一个畅通、温馨、严谨、安全的迎新环境，确保2012级新生安全、顺利报到。他强调，面对迎新工作，大家要认真履行职责，做到责任到人，责任到位。
学院党委委员、教务处处长赵志蒙就新生报到的有关注意事项以及学籍卡的填写等做了具体要求；学工处副处长冯俊杰具体说明了学院迎新工作的准备情况以及需要相关职能部门的配合工作。
各参会职能部门分别汇报了迎新准备情况及需要协调解决的问题。与会人员就新生报到接站的车辆安排、报到地点的交通安全、校园引导、新生学费缴交、图书借阅办理、学生报到宣传管理、学生住宿、食堂就餐、军训安排等工作进行了协商安排。
